Un an dans la peau d'une Wedding Planner avec Charlotte ILY Wedding

février 24, 2025

Beaucoup voit le métier de Wedding Planner comme un métier saisonnier et certains pensent même qu’en hiver… un(e) Wedding Planner ne travaille pas !

On a interrogé Charlotte de l'agence ILY Wedding à ce sujet. Vivez une année dans sa peau de Wedding Planner et découvrez l'étendu de ce métier passionnant !

 

Peux-tu nous aider à y voir plus clair en nous présentant un peu ton année, quels sont les temps forts en dehors de la saison ?

Bien sûr, en tant que wedding planner, mon année est bien rythmée par plusieurs périodes clés, même en dehors de la saison des mariages.

Bien que la majorité des mariages aient lieu au printemps et en été, il est essentiel de comprendre que notre travail ne s'arrête pas pendant le reste de l’année !

Automne - Hiver : non les Wedding Planners n'hibernent pas !

Pour te parler en saison, durant l'automne et l'hiver, je me concentre sur la planification et la préparation des mariages à venir. ( car non, un mariage ne se prépare pas seul comme par magie ! ) C'est le moment idéal pour rencontrer de nouveaux couples, discuter de leurs envies et besoins, et commencer à établir des budgets mais aussi pour mettre à jour mes outils de travail.

Je passe le plus clair de mon temps à organiser les mariages de ma saison, c’est le plus gros de mon travail et ça passe par : rechercher des prestataires selon leurs besoin, leurs envies, leur budget, et c’est à dire tous les corps de métier; lieu de réception, dj, traiteur, photographe, mobilier etc

Je m’assure du suivi entre mes clients et tous les prestataires validés, gérer les échanges de mails, les allers retours, les rdv clients et presta, je répond à ceux qui ne sont pas validés, je m’occupe aussi de négocier des contrats et de développer des relations avec des lieux, des fleuristes, des traiteurs et d'autres prestataires…

C'est aussi la période où je m'informe des nouvelles tendances en matière de décoration, de mode et d'organisation de mariage.

Printemps - Été : l'aboutissement d'une année de travail !

Au  printemps, la saison commence à prendre forme. Je finalise les détails des mariages qui auront lieu cet été, je supervise les visites techniques, crée les plannings  et je m'assure que tout est en ordre avec les prestataires. Cela implique également beaucoup de communication avec les couples pour peaufiner leurs choix et s'assurer qu'ils se sentent bien préparés.

L'été est bien sûr la période la plus intense, avec de nombreux mariages à coordonner.

Chaque week-end est rempli de coordination, de gestion des fournisseurs et de supervision des événements.

Mon rôle est de veiller à ce que tout se passe sans accroc, afin que les couples puissent profiter de leur journée sans stress.

À l'automne, après la saison des mariages, je prends le temps de réfléchir à l'année écoulée. Je recueille les retours des couples, j'évalue ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré, et je commence à planifier l'année suivante.

C'est aussi une période où je peux me concentrer sur des projets, comme le développement de nouveaux concepts ou la création de contenus pour mes réseaux sociaux.

Le métier de wedding planner est bien plus qu'une simple activité saisonnière. Chaque période de l'année a ses propres défis et opportunités, et il est crucial de rester actif et engagé tout au long de l'année pour offrir le meilleur service possible à mes clients.

En dehors des mariages, ça fait quoi un(e) Wedding Planner pour s’occuper !?

Être wedding planner est un métier passionnant qui va bien au-delà de l'organisation des mariages. En dehors de cet aspect, il y a une multitude d'activités qui occupent notre temps et qui sont essentielles pour maintenir notre créativité et nos compétences à jour !

Pour moi, il y a le développement professionnel, je consacre une partie de mon temps à la formation continue. Cela me permet de rester informée et d'apporter de nouvelles idées à mes clients.

Il y a aussi le réseautage, je passe également du temps à établir et à entretenir des relations avec d'autres professionnels du secteur, tels que des photographes, des fleuristes, des traiteurs et des décorateurs. Participer à des événements de réseautage est une excellente façon de rencontrer de nouveaux partenaires et d'échanger des recommandations.

La créativité est au cœur de mon métier. En dehors des mariages, je m'investis dans des projets créatifs, comme la planification de shooting d’inspirations ou la création de contenu pour mes réseaux sociaux. Cela me permet d'expérimenter de nouvelles idées et de montrer mon style à de futurs clients.

Ça passe aussi par la recherche d'inspiration pour mes futurs mariages. Cela peut inclure le suivi de blogs de mariage, de comptes Instagram ou de Pinterest, afin de découvrir de nouvelles tendances et idées qui plairont à mes clients.

De plus, j’ai aussi la chance et le plaisir de pouvoir former des futurs wedding planners en devenir. Partager mes connaissances et mon expérience avec ceux et celles qui souhaitent entrer dans  ce métier est une expérience enrichissante et contribue aussi à la croissance de notre communauté pro.

 Il y aussi une partie moins drôle mais tout aussi importante de mon travail, la gestion administrative.

Cela inclut la comptabilité, la gestion des contrats et la mise à jour de mon site web.

C'est essentiel pour le bon fonctionnement de mon activité et pour assurer un service de qualité.

Beaucoup l'oublient mais être à son compte implique de grandes responsabilités ! C’est un choix mais il faut aussi savoir gérer une entreprise tout en ayant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle.

En tant que maman solo d’un petit garçon de 2 ans, c’est une double organisation pour moi au quotidien.

J’ai trouvé l’équilibre entre mon métier et mon rôle de maman mais cela reste quand même 2 jobs à plein temps !!!! :D

La pleine saison justement, quand a-t-elle réellement lieu et à quoi elle ressemble ?

La pleine saison des mariages se situe généralement entre avril et octobre avec un pic d'activité durant les mois de juin, juillet et août.

Durant cette période, je suis souvent occupée à coordonner plusieurs mariages chaque week-end.

Cela implique une préparation minutieuse pour chaque événement, en m'assurant que tous les détails sont parfaitement organisés.

Les répétitions, les réunions avec les prestataires et les vérifications sur site sont fréquentes, car chaque mariage nécessite une attention particulière.

La pleine saison est vraiment une période énergique et dynamique. Les couples sont souvent très enthousiastes, ce qui crée une ambiance joyeuse et motivante. Chaque week-end apporte son lot de nouveaux défis et d'opportunités pour créer des moments inoubliables.

Bien sûr, la saison peut également être stressante. Les imprévus sont courants, et il est essentiel de garder son calme et de trouver des solutions rapidement. Cela demande une grande capacité d'organisation et de gestion du temps, ainsi qu'une communication efficace avec tous les intervenants.

Chaque mariage est unique, et j'adore collaborer avec les couples pour donner vie à leur vision. Que ce soit un mariage en plein air, une cérémonie traditionnelle ou un événement chic en intérieur, chaque expérience apporte son lot d'inspiration.

J’aime dire que dans mon métier, la routine n’existe pas !

 

Des mariages hors saison, ça arrive ? Quels sont les avantages de se marier hors saison d’après toi ?

Oui, des mariages hors saison, ça arrive tout à fait ! En fait, de plus en plus de couples choisissent de se marier en automne, en hiver ou même au début du printemps. Cette année par exemple, il y a eu beaucoup de mariage en décembre.

Cela peut être une excellente option pour plusieurs raisons.

Un des principaux avantages de se marier hors saison est souvent le coût. De nombreux fournisseurs, tels que les lieux de réception et les traiteurs, proposent des tarifs réduits pendant cette période. Cela peut permettre aux couples de réaliser des économies significatives tout en bénéficiant d'une qualité de service équivalente.

Il y a aussi la disponibilité des prestataires, en dehors de la haute saison, il est généralement plus facile de réserver les fournisseurs souhaités. Les photographes, les vidéastes, et même les lieux de réception prisés sont souvent plus disponibles, ce qui permet aux couples de choisir les prestataires qu'ils désirent sans être pressés par le temps.

Pour moi, les mariages hors saison peuvent également offrir une ambiance unique et intime. Par exemple, un mariage en hiver peut être magique avec des décorations festives, des lumières chaleureuses et une atmosphère cosy.

Se marier hors saison peut également offrir plus de flexibilité en termes de dates et d'horaires. Les couples peuvent choisir des jours de la semaine qui conviennent mieux à leurs emplois du temps, et ils peuvent également avoir plus de liberté pour planifier des activités supplémentaires autour de leur mariage.

Alors en résumé, y-a-t-il des moments où un(e) Wedding Planner ne fait rien !?

Non, le métier de wedding planner n'est pas un métier où l'on a des moments durant lesquels nous ne faisons rien. C'est une remise en question continue, où nous devons constamment nous adapter et évoluer. Même en hors saison, nous endossons de nombreuses casquettes et restons très actifs.

Nous sommes appelés à jouer plusieurs rôles : gestionnaires de projet, créateurs, négociateurs et parfois même conseillers émotionnels pour nos clients. Chaque jour apporte son lot de défis à relever.

Nous avons très peu de vacances. Pour ma part, les seules que je me suis autorisées cette année sont celles de Noël. Même lorsque les mariages sont moins fréquents, je reste engagée dans la préparation des événements à venir.

Nous n'avons pas d'horaires fixes. Notre travail peut impliquer des soirées et des week-ends, en fonction des besoins de nos clients. Cela signifie que nous devons être disponibles à tout moment pour répondre à leurs demandes.

On ne décroche jamais vraiment, même quand on ferme l'ordinateur. La gestion des demandes des clients et le suivi des fournisseurs sont des tâches qui continuent en permanence. Cette implication constante fait partie intégrante de notre métier.

En résumé, être wedding planner est un engagement total qui demande une grande flexibilité et une passion pour ce travail !

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